8 pasos para crear un programa de capacitación efectivo

Cualquier persona puede reconocer el valor y los beneficios del entrenamiento de los empleados. Cuando se hace apropiadamente la capacitación para hacer que los empleados sean más eficientes, incrementar la producción, ventas y utilidades; mientras que se reducen los costos, desperdicios, e ineficiencias. La capacitación efectiva puede llevarnos a un incremento en el cumplimiento con las regulaciones.  Inclusive, nos puede llevar a una fuerza laboral más feliz, más satisfecha, y comprometida; lo cual reduce la rotación y la inducción de nuevos empleados. Así que los beneficios son bastantes.

Pero, crear una capacitación efectiva no es fácil.  Algunos problemas comunes incluyen: crear entrenamiento que no dan soporte a objetivos reales del negocio o que están intencionados para un problema que el entrenamiento no puede resolver; no haber identificado previamente el verdadero propósito de un entrenamiento o capacitación; incluir demasiada información, o inclusive, podrían ser varias de estas cosas.

Así que, ¿Cómo es que uno pueda crear un programa de capacitación efectivo? Estos son los 8 pasos para crear programas de capacitación más efectivos:

1. Lleva a cabo un diagnóstico de necesidades.
2. Mantén los principios de aprendizaje de adultos en mente.
3. Desarrolla los objetivos de aprendizaje.
4. Diseña los materiales de entrenamiento.
5. Desarrolla tus materiales de entrenamiento.
6. Implementa el programa de aprendizaje.
7. Evalúa el entrenamiento.
8. Enjuaga, limpia y repite cualquier paso necesario.

Se han escrito múltiples libros sobre cada uno de estos pasos, así que hay mucho más que decir que lo que está escrito en este artículo. La intención de este documento es que te funcione como una pequeña guía y que te invite a conocer más sobre el cómo diseñar, desarrollar, implementar y evaluar programas de desarrollo y capacitación.

1. Lleva a cabo un diagnóstico de necesidades.

Imagínate que una persona en el trabajo identifica un problema que se podría resolver a través de un nuevo programa de capacitación. Por ejemplo, quizás el gerente de producción piensa que sus empleados necesitan ser más eficientes y crear más unidades de un producto. Antes de que cualquiera salga corriendo, genere materiales de entrenamiento y capacitación, y haga unos talleres; es una buena idea dar un paso atrás y diagnosticar la situación. Esa es la razón de existir del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.

El diagnóstico de necesidades de capacitación es un proceso simple de cuatro pasos.:

1. Identifica un objetivo de negocio claro al que el entrenamiento de soporte.
2. Determina las tareas que debe ejecutar cada colaborador para lograr los objetivos de la organización.
3. Determina las actividades de entrenamiento que va a ayudar a los colaboradores a aprender a realizar esas actividades.
4. Determina las características de aprendizaje de los colaboradores que van a ayudar a que tu entrenamiento sea más efectivo.

2. Mantén los principios de aprendizaje de adultos en mente.

Podrías argumentar que este paso ya está considerado al final del paso 1 o que será incluido en pasos futuros, y estarías en lo correcto. Pero es suficientemente importante para mencionarlo por separado.

Los colaboradores que vas a capacitar son adultos, y los adultos comparten ciertas características que hacen el entrenamiento más efectivo para ellos (o menos efectivo si ignoras estas características). Si tu capacitación reconoce y respeta estos principios de aprendizaje para adultos, es probable que sea más efectivo. Si tu capacitación ignora estos principios, estas tirando tu presupuesto de capacitación por la ventana.

¿Cuáles son los principios de aprendizaje? Los aprendices adultos:

• Son autodirigidos.
• Asisten a la capacitación con una vida llena de conocimiento, experiencia y opiniones.
• Están orientados a objetivos.
• Buscan capacitación que sea relevante.
• Buscan entrenamiento que está orientada a la tarea.
• Aprenden cuando ven “lo que ellos ganan”.
• Quieren ser y sentirse respetados.

Ahora puedes ver cómo estos principios se relacionan a las características de los participantes que identificaste durante tu diagnóstico de necesidades. También puedes imaginarte cómo es que estos afectan tu programa durante el diseño y la implementación. 

3. Desarrolla los objetivos de aprendizaje.

Antes de empezar a crear cualquier taller, es crítico que hagas una lista de objetivos de aprendizaje. 

Los objetivos de aprendizaje son una lista de cosas que los colaboradores deben de poder hacer una vez que han cursado cada taller que es parte de tu programa de capacitación. Son la “Estrella de Norte” a la que deben de apuntar todos los aspectos de tu programa. Una vez que has creado esa lista de objetivos, crea o solicita el contenido que cubra estos objetivos - y nada excluido, ni adicional. Adicional a esto ten claro si vas a utilizar evaluaciones, exámenes, diagnósticos, casos de estudio, o ejercicios didácticos que ayuden a evaluar la comprensión de los participantes. Recuerda que toda evaluación o examen debe estar alineada a los objetivos de aprendizaje. 

Por último, asegúrate de solicitar observaciones de los participantes sobre la efectividad del aprendizaje y así entender el desempeño de los objetivos planteados. 

Para exagerar el punto (intencionalmente), los objetivos de aprendizaje son un parteaguas que termina todo o crea todo de tu programa de capacitación. Sin objetivos, tendrás un auto fuera de control sin un conductor.

4. Diseña los materiales de entrenamiento.

El diseño de los materiales de una capacitación es muy parecido a planear una cena, crear un menú, y escribir las recetas. Es la fase de “planear antes de hacer” de la creación del entrenamiento.

Mientras diseñas o revisas los materiales para tu programa de entrenamiento, mantén estas recomendaciones en mente:

• Recuerda que es muy importante diseñar antes de desarrollar.
• Enfócate siempre en las necesidades de aprendizaje de la audiencia, no en lo que es fácil para los facilitadores.
• Solo crea contenido y evaluaciones relevantes ante tus objetivos de aprendizaje.
• Recuerda los principios de aprendizaje.
• Incluye la mayor cantidad posible de prácticas o simulaciones; la gente aprende haciendo.
• Cuando es posible, cede el control del proceso de aprendizaje a los participantes y otros colaboradores.
• Haz todo lo posible para que los participantes hablen e interactúen con el entrenador y entre ellos durante las sesiones.
• Asegúrate de que haya muchas oportunidades para darte retroalimentación.
• Divide tus materiales en pequeños bloques fáciles de digerir y entender.
• Ordena los materiales de manera que tengan una secuencia lógica - un paso que construye sobre el anterior, de manera cronológica, etc.
• Intenta utilizar el acercamiento de “aprendizaje mixto” incluyendo diferentes formatos de entrenamiento (videos, en línea, presencial, dinámicas, etc.)
• Trata de integrar “storytelling” y escenarios en tu entrenamiento.

Trata de apelar a diferentes sentidos de los participantes - vista, escucha, sensación, olor y sabor (cuando sea apropiado y no peligroso). 

5. Desarrolla tus materiales de entrenamiento.

Una vez que has diseñado tus materiales de entrenamiento, es momento de levantarse las mangas y empezar a desarrollarlos. Es como haber escrito la receta y ahora es momento de cocinarla.

Puedes crear una variedad de materiales de entrenamiento utilizando diferentes herramientas durante este paso. Aquí hay algunas opciones:

Word, Excel, y programas similares de oficina para crear entregables a los participantes y generar una agenda de los talleres, notas para los instructores, o cualquier otro componente liderado por los instructores.

Materiales para elementos de prácticas y/o “role-playing” en el entrenamiento.

Una presentación para proyectar ayudas visuales durante el entrenamiento y/o entregables para los participantes. Acuérdate que la presentación debe ser solamente una ayuda visual, con el menor número de diapositivas y de texto posible.

Rotafolios, posters, transparencias, y/o gráficas en amplio formato para presentar elementos visuales durante el programa.

Herramientas de e-learning como Articulate Studio y Storyline o Adobe Captivate para crear módulos de aprendizaje en línea.

Estas son tan solo algunas ideas, cada vez más la tecnología nos presenta con nuevas herramientas y posibilidades, incluyendo realidad virtual y realidad aumentada. Sé creativo y genera una buena mezcla de materiales adecuados para los participantes y las necesidades de entrenamiento. Mientras que creas materiales, siempre mantén en mente dos preocupaciones primarias: (1) lo que va a ayudar a los participantes a aprender de manera más efectiva y (2) los objetivos de aprendizaje.

6. Implementa el programa de aprendizaje.

Si diseñar es como escribir la receta, y el desarrollo es como cocinar la comida, entonces esta es la fase en la que alistas la mesa, tocas la campana de la cena y disfrutas de tus alimentos.

Esto parecería obvio, pero una de las cosas más importantes que debes hacer en esta fase es comunicarle a los participantes que van a estar atendiendo a un entrenamiento. Dales suficiente tiempo por adelantado para que puedan acomodar en su agenda y también que terminen cualquier preparativo previo al entrenamiento.

Una cosa que hay que mantener en mente es que un LMS (sistema de gestión de aprendizaje) puede jugar un gran papel para ayudarte en este paso. Un LMS es un programa o sistema que está diseñado para asignar, entregar, monitorear, y reportar sobre entrenamientos. 

Adicionalmente, quizás también debas de hacer algo para informar a los supervisores de los participantes, apartar las salas para entrenamientos, comprar los materiales necesarios, hacerse cargo de la logística de viajes y hospedajes si es necesario, y quizás inclusive tener bebidas y alimentos disponibles.  Trata de anticipar todo esto con la mayor anticipación posible para que tus capacitaciones fluyan sin imprevistos.

Avanzando al entrenamiento propio, la implementación puede tomar una variedad de formas. Puede ser una instrucción en un salón de clases; oportunidades prácticas como ejercicios de “role-playing”, grupos de enfoque, casos de estudio, o asignaciones en grupos pequeños; entrenamiento de habilidades en el trabajo; la entrega de herramientas impresas para lectura o estudio; completar los módulos de entrenamiento en línea en una computadora; una combinación de todas estas o algunas de ellas.

Si tu capacitación incluye un componente de aprendizaje en el trabajo, asegúrate de saber exactamente qué es lo que los participantes deben hacer para demostrar la competencia.

Si tu entrenamiento tiene un componente de instrucción en un salón, hay un buen número de cosas que puedes hacer para hacerlo más productivo. Aun cuando las cosas clave involucran el dejar que los participantes sean más activos en su aprendizaje en lugar de escuchas aburridos y pasivos; existen elementos más mundanos como la temperatura del salón, luminosidad, montaje, ayudas visuales, y el estilo de presentación del facilitador también juegan un papel importante.

7. Evalúa el entrenamiento.

Dar entrenamiento y capacitación a colaboradores es fácil, date un reconocimiento y piensa que ya terminaste. Pero si lo haces, has puesto la carreta frente al caballo.

Si tu objetivo es entregar un entrenamiento efectivo que cambie el comportamiento de tus colaboradores en el trabajo - y este debería ser tu objetivo - entonces necesitas confirmar que el entrenamiento fue efectivo. La forma estándar de hacer esto es utilizando los cuatro niveles de evaluación de Kirkpatrick.

Como probablemente adivinaste, este método requiere evaluar la efectividad del entrenamiento en cuatro niveles distintos. Esos cuatro niveles son:

1. La reacción de los participantes
2. El aprendizaje real de los participantes
3. Comportamiento de los participantes después del taller
4. Resultados cuantificables del negocio

Como quizás te diste cuenta, los cuatro niveles de aprendizaje de Kirckpatrick están directamente relacionados a los pasos para hacer el diagnóstico de necesidades.

8. Enjuaga, limpia y repite cualquier paso en cuanto sea necesario.

Quizás vayas a tener que regresar a diferentes partes de este proceso de 8 pasos en el futuro por diferentes razones. Como se mencionó anteriormente, una sería si tu programa original resulta no ser tan efectivo en algunos de los cuatro niveles. Pero quizás y lo tengas que repetir para algunos nuevos empleados o para diferentes áreas, o bien, si cambia el proceso de trabajo. 

Pero eso no debe causar pánico. Ahora que conoces el método, sólo trabaja a través de él. Si cometiste algunos errores la primera vez - quizás juzgaste mal las necesidades de aprendizaje, objetivos de aprendizaje, diste mucha información en la capacitación, pusiste poca información en los materiales, o quizás el instructor dominó demasiado tiempo disponible - sólo regresa y hazlo mejor la siguiente vez. 

Conclusión: 

Se pueden crear programas de capacitación efectivos en el trabajo.

Ahí lo tienes. ¿El entrenamiento juega un papel importante en el trabajo? Absolutamente. Pero no puede resolver todos los problemas, y su efectividad depende de cómo es diseñado, desarrollado e implementado. Si sigues los ocho pasos de este proceso, vas a notar que tus programas de capacitación van a ser mucho más efectivos, lo que te llevará a tener mejor retorno de inversión del entrenamiento, colaboradores más contentos, y el logro de objetivos clave del negocio.

Este es uno de nuestros artículos que inspiraron nuestra publicación, leelo aquí.