6 trucos de productividad que puedes aprender de los CEOs

Todo el mundo sabe que dirigir una compañía en uno de los trabajos más difíciles. Ya sea dirigiendo una pequeña empresa o una corporación multinacional, los directores ejecutivos tienen que administrar el tiempo, los recursos y las múltiples necesidades, mientras encuentran el tiempo y el espacio mental para tomar decisiones y trazar estrategias que determinarán el curso de su negocio.

Lo que significa que han desarrollado algunos sistemas maestros y trucos para maximizar su productividad.

Entonces, ¿por qué no podemos robar algunos movimientos de sus manuales operativos? Ya sea que aspires a dirigir tu propio negocio o quieras ser más productivo en su trabajo actual, consulta esta lista de consejos probados por CEOs que puedes aplicar a cualquier faceta de tu vida.

1. Tomar descansos cada 90 minutos

Tony Schwartz, presidente del Proyecto De Energía, sugiere tomar descansos cada 90 minutos para maximizar tu productividad. ¿La razón? Los cuerpos humanos tienen un ciclo de energía que funciona a intervalos de 90 minutos durante todo el día. Cuando hemos estado trabajando en algo durante una hora y media o más, es natural que nuestros niveles de alerta bajen y nuestra atención se puerda o nos sentiremos somnolientos (o empezaremos a revisar Twitter o Facebook).

El secreto contraintuitivo de la productividad elevada sostenible es vivir como un velocista. En la práctica, eso significa trabajar a tu mayor intensidad por las mañanas, por no más de 90 minutos a la vez, y luego tomar un descanso.

Así que, la próxima vez que tus ojos empiecen a divagar, en lugar de buscar otra taza de café, aléjate de tu trabajo durante unos minutos. Tal vez te sorprenda lo mucho que harás a largo plazo.

2. Ten momentos de trabajo ininterrumpido

No hay nada más frustrante que finalmente entrar en la zona trabajando en un gran proyecto, y luego ser interrumpido por un compañero de trabajo o jefe que aparece junto a tu escritorio o en el chat. Peor aún, la investigación muestra que puede tomar hasta 25 minutos para volver enfocarte después de una interrupción.

Y es exactamente por eso que Andrew Marsh, CEO de Fifth Column Games, ha desarrollado un sistema para asegurarse de que todos en su oficina puedan trabajar sin ser interrumpidos. Al colocar un "cono de silencio" en sus escritorios, los empleados tienen un símbolo tangible que transmite que no deben ser molestados a menos que sea una emergencia.

“Yo utilizo el cono del silencio cuando estoy trabajando en un proyecto complejo en el que necesito concentrarme. Ser capaz de enfocarme intensamente sin interrupciones es una valiosa herramienta de productividad para todos en Fifth Column Games.”

Ya sea que necesites mantenerte enfocado en tareas intensas durante un par de horas al día o estés trabajando en un gran proyecto, el uso de un sistema que informa a la gente de esto los hará desarrollar el hábito de enviarte un correo electrónico para temas no urgentes en lugar de pasar por tu escritorio.

3. Gestiona tu energía, no sólo su tiempo

Sabes que es importante presupuestar tu tiempo sabiamente, pero en realidad puede ser más efectivo también administrar tu energía. La CEO y cofundadora de The Muse, Kathryn Minshew, es una fan de optimizar su jornada laboral haciendo sus tareas más intensivas en concentración durante sus horas pico, esas horas doradas cuando sus niveles de energía están en su nivel más alto. Las reuniones, por otro lado, son algo que evita durante estas horas y programa para otras horas del día.

Me parece que ha sido inmensamente útil para mí poner atención al momento en el día en el que soy más productivo (en qué horario, en qué condiciones) y proteger agresivamente ese tiempo para el trabajo enfocado.

Si eres una persona mañanera (que despierta temprano), haz tus tareas más importantes a primera hora y guarda las tediosas y sin sentido para más tarde en el día, cuando tu energía está disminuyendo. ¿No estás seguro de cuáles son tus horas pico? Pruebe el mapeo de energía para averiguar y aprovechar al máximo tu jornada laboral.

4. Que el correo electrónico no te esclavice

Gina Trapani, fundadora de ThinkUp, es una fan de revisar el correo electrónico sólo en momentos específicos del día. ¿por qué? En lugar de sentir que tienes que responder a los correos electrónicos en el momento en que llegan a tu bandeja de entrada, puedes ahorrar tiempo y mantenerte enfocado estableciendo un horario para revisar y responder al correo electrónico (por ejemplo, una vez por la mañana y otra al final del día).

Apaga Outlook, desactiva las nuevas notificaciones por correo electrónico en tu móvil, haz lo que tengas que hacer para silenciar la interrupción del correo electrónico.

Dependiendo de tu posición, esto puede no parecer una opción, especialmente si tu jefe/jefa o colegas confían en que vas a responder rápidamente. Pero es posible que te sorprendas de lo solidarias que serán las personas con tu nueva estrategia de productividad cuando se los expliques. Tim Ferriss, autor de “The Four Hour Work Week”, sugiere enviar un correo electrónico a tus colegas para alertarles sobre tu nuevo programa de correo electrónico, explicando que la razón detrás de esto es aumentar tu productividad, y pidiendo que te llamen para asuntos urgentes. También puedes configurar una respuesta automática con un mensaje explicando cuándo volverás a revisar tu correo electrónico y la forma en que te pueden contactar si es algo realmente importante.

5. Mantén tus correos electrónicos cortos y dulces

Los directores ejecutivos tampoco tienen tiempo para leer correos electrónicos que parecen novelas, ni para escribirlos. Andrew Torba, cofundador de Kuhcoon, incluso llega a escribir correos electrónicos de una sola palabra y sugiere tratar tus correos electrónicos como si tuvieran el mismo límite de 140 caracteres de Twitter.

Desafíate a pensar crítica y eficientemente al conectarte por correo electrónico o cualquier otra forma de comunicación.

Al mantener los correos electrónicos cortos y puntuales, no sólo ahorrarás mucho tiempo de escritura, sino que también ahorrará mucho tiempo a tus compañeros de trabajo. Si tu problema es demasiado complejo para un correo electrónico corto, programa una breve llamada telefónica (5-10 minutos) puede ser mucho más eficiente que un intercambio de correos electrónicos largos.

6. Delega, delega, delega

Es fácil sentir que tienes que hacerlo todo tú mismo. Delegar, sin embargo, es una de las mejores maneras de administrar tu tiempo. Pasar proyectos a otros miembros del equipo aligera tu carga y te permite centrarte en los proyectos en los que mejor te desempeñas. El empresario Daniel Tan Kh lleva este paso más allá, y aconseja no sólo delegar las tareas, sino confiar realmente en que el la persona a quien le delegas asumirá toda la responsabilidad de hacerlas.

La delegación es el combustible más importante para la productividad.

Delegar no significa tratar de evitar hacer tu trabajo, pero si tienes demasiado en tu cancha, delegar una de tus tareas a otro miembro de tu equipo puede ayudar a dedicar más atención a tus proyectos más apremiantes. ¿No tiene un compañero de trabajo que pueda asumir su tarea? Matt DeCelles, emprendedor en serie, sugiere subcontratar tus temidas tareas a un freelancer en Fiverr.com.

Abordar tu lista de tareas a veces puede parecer imposible, pero si intentas hacer estos pequeños cambios de los maestros, te sorprenderás de lo mucho que puedes lograr durante tu jornada laboral.