Antecedentes en la historia de Gestión de Cambio

Las filosofías inherentes a las prácticas actuales de gestión del cambio están estructuradas para planificar (en lugar de reaccionar) al desafío del cambio organizacional. Es una industria en crecimiento con miles de libros y numerosos marcos de gestión teóricos que abordan tanto la necesidad como el dolor que implica la gestión y planificación del cambio.

El concepto de gestión del cambio se remonta a principios y mediados de la década de 1900. El modelo de 3 pasos para el cambio de Kurt Lewin fue desarrollado en la década de 1940; El libro de Everett Rogers “Diffusion of Innovations” fue publicado en 1962, y Bridges' Transition Model fue desarrollado en 1979. Sin embargo, no fue hasta la década de 1990 que la gestión del cambio se hizo bien conocida en el entorno empresarial, y los procesos de organización formales se hicieron disponibles en la década de 2000.

Hay razones concretas para un crecimiento acelerado en la industria de la gestión del cambio. Los productos, la tecnología o las ideas que solían tardar años en diseñar, desarrollar, probar e implementarse ahora se están exprimiendo en meses o incluso en semanas. Las expectativas cambiantes de los consumidores de productos mejores, más rápidos y más baratos también impulsan la necesidad de reorganizar la cultura de trabajo para satisfacer la demanda. Los libros promocionando estos conceptos van desde lo obvio, como Change the Culture, Change the Game de Roger Connors y Tom Smith, hasta la terrible llamada a la acción de Alan Deutschman en Change or Die, Linda Ackerman Anderson's  Beyond Change Management Daryl Conner's  Managing at the Speed of Change. Además, los modelos y certificaciones de The Association of Change Management Professionals han cobrado vida en apoyo de esta industria en crecimiento.

Comprender la terminología de gestión del cambio

La gestión de cambios ha evolucionado en los últimos años con modelos de gestión de cambios, procesos y planes desarrollados para ayudar a facilitar el impacto que el cambio puede tener en las organizaciones. Por lo tanto, ¿qué es un modelo de administración del cambio, un proceso de administración de cambios y un plan de gestión de cambios y en qué se diferencian?

• Los modelos de gestión de cambios se han desarrollado sobre la base de la investigación y la experiencia sobre cómo gestionar mejor el cambio dentro de una organización o en su vida personal. La mayoría de los modelos de administración del cambio proporcionan un proceso de soporte que se puede aplicar a su organización o crecimiento personal. 
• Los procesos de administración de cambios incluyen una secuencia de pasos o actividades que mueven un cambio desde el inicio hasta la entrega.
• Los planes de gestión de cambios se desarrollan para apoyar un proyecto para entregar un cambio. Normalmente se crea durante la fase de planificación de un proceso de gestión de cambios.

Aquí hacemos una recopilación de los diferentes modelos y marcos de acción. Encontrará teorías como el marco de gestión de cambios de McKinsey, el modelo de gestión de cambios de John Kotter, el proceso Prosci ADKAR y el ciclo de deming

Modelo de Kotter

Modelo ADKAR

Ciclo Deming

8 Pasos esenciales para un proceso eficaz de gestión de cambios

 En un mundo VUCA toda organización está experimentando constantemente cambios para poder adaptarse. Ya sea causado por nuevas implementaciones de tecnología, actualizaciones de procesos, iniciativas de cumplimiento, reorganización o mejoras en el servicio al cliente, el cambio es constante y necesario para el crecimiento y la rentabilidad. Un proceso de gestión de cambios coherente ayudará a minimizar el impacto que tiene en su organización y el personal.

A continuación, encontrará 8 pasos esenciales para garantizar que su iniciativa de cambio tenga éxito.

1. Identificar lo que se mejorará

 Ya que la mayoría de los cambios se producen para mejorar un proceso, un producto o un resultado, es fundamental identificar el enfoque y aclarar los objetivos. Esto también implica identificar los recursos y las personas que facilitarán el proceso y liderarán el esfuerzo. La mayoría de los sistemas de cambio reconocen que saber qué mejorar crea una base sólida para la claridad, la facilidad y la implementación exitosa.

2. Presentar un caso de negocio sólido a las partes interesadas

 Hay varias capas de partes interesadas que incluyen a la alta dirección que dirigen y financian el esfuerzo, los “champions” del proceso, y aquellos que se encargan directamente de instituir la nueva normalidad. Todos tienen diferentes expectativas y experiencias y debe haber un alto nivel de "Buy In" de todo el espectro. El proceso de incorporación de los diferentes componentes varía con cada marco de cambio, pero todos proporcionan planes que requieren el tiempo, la paciencia y la comunicación.

3 . Planificar el cambio

 Esta es la "hoja de ruta" que identifica el principio, la ruta a tomar y el destino. También integrará los recursos que se van a aprovechar, el alcance u objetivo y los costos en el plan. Un elemento crítico de la planificación es proporcionar un proceso de varios pasos en lugar de cambios repentinos y no planificados. Esto implica esbozar el proyecto con pasos claros con objetivos medibles, incentivos, mediciones y análisis. Por ejemplo, un proceso de administración de cambios bien planificada y controlado de servicios de TI reducirá drásticamente el impacto de los cambios en la infraestructura de TI en el negocio.

4. Proporcionar recursos y utilizar datos para la evaluación

 Como parte del proceso de planificación, la identificación de recursos y el financiamiento son elementos cruciales. Estos pueden incluir infraestructura, equipos y sistemas de software. Considere también las herramientas necesarias para reeducarse, reentrenar y repensar las prioridades y prácticas. Muchos modelos identifican la recopilación y el análisis de datos como un elemento infrautilizado. La claridad de la presentación de informes claros sobre los progresos permite una mejor comunicación, una mejor distribución adecuada y oportuna de los incentivos y la medición de los éxitos y los hitos.

5. Comunicación

 Este es un tema central que se ejecuta a través de toda la práctica de la gestión del cambio. Identificar, planificar, incorporar y ejecutar un buen plan de gestión de cambios depende de una buena comunicación. Hay realidades psicológicas y sociológicas inherentes a las culturas grupales. Los que ya han participado han establecido conjuntos de habilidades, conocimientos y experiencias. Proporcionar líneas de comunicación claras y abiertas a lo largo del proceso es un elemento crítico en todas las modalidades de cambio. Los métodos abogan por la transparencia y las estructuras de comunicación bidireccionales que proporcionan vías para ventilar frustraciones, aplaudir lo que está funcionando y cambiar sin problemas lo que no funciona.

6. Monitorear y administrar la resistencia, las dependencias y la resistencia a los riesgos de asignar presupuesto

Es un elemento común de la gestión del cambio, pero puede amenazar el éxito de un proyecto. La mayor parte de la resistencia ocurre debido al miedo a lo desconocido. También ocurre porque hay una buena cantidad de riesgo asociado con el cambio: el riesgo de afectar las dependencias, el retorno de inversión y los riesgos asociados con la asignación del presupuesto a algo nuevo. Anticipar y prepararse para la resistencia armando el liderazgo con herramientas para gestionarla ayudará a un ciclo de vida de cambio sin problemas.

7. Celebrar el éxito

 Reconocer los logros de los hitos es una parte esencial de cualquier proyecto. Al administrar un cambio a lo largo de su ciclo de vida, es importante reconocer el éxito de los equipos y las personas involucradas. Esto ayudará en la adopción de su proceso de gestión de cambios, así como en la adopción del propio cambio.

8. Revisar, Revisar y Mejorar continuamente

 Tanto como el cambio es difícil e incluso doloroso, también es un proceso continuo. Incluso las estrategias de gestión del cambio se ajustan comúnmente a lo largo de un proyecto. Al igual que la comunicación, esto debe ser tejido a través de todos los pasos para identificar y eliminar los obstáculos. Y, al igual que la necesidad de recursos y datos, este proceso es tan bueno como el compromiso con la medición y el análisis.

Desafíos comunes de la gestión del cambio

Debido a las expectativas cambiantes de los consumidores y a la competencia en la economía global, la ciencia del cambio organizacional está en constante transformación y evolución. El elemento humano de la gestión del cambio puede ser uno de los más difíciles de navegar porque a las personas no les gusta intrínsecamente el cambio o adaptarse bien a él.

La mayoría de los métodos de cambio coinciden en que el cambio es difícil y engorroso. Por lo tanto, involucrar a las personas desde el principio, implementar el proceso y ajustarse continuamente para mejorar es fundamental para el éxito. Esto incluye una planificación exhaustiva, buy-in, proceso, recursos, comunicación y evaluación constante.

Herramientas y componentes de apoyo para la implementación de procesos de gestión de cambios

Los procesos eficaces de gestión del cambio se basan en actividades y herramientas de apoyo. Estas herramientas a menudo son desarrolladas y administradas internamente por el equipo de gestión de cambios o las partes interesadas del proceso de gestión del cambio. Por ejemplo, el equipo de gestión de productos puede desarrollar una hoja de ruta del producto, mientras que una revisión post mortem involucraría a todos los responsables e afectados por el cambio. Estos pueden incluir:

• Hojas de ruta de productos o negocios
• Evaluaciones de preparación
• Tutoriales de formación y sesiones de educación
• Foros de comentarios de las partes interesadas
• Revisión post Mortem
• Mediciones y análisis
• Gestión de la resistencia
• Plan de mejora continua
• Caso de negocio

Hoy en día, hay numerosas metodologías probadas. Algunos modelos se centran en cambiar al individuo como método de cambio cultural y otros tienen estructuras y marcos para mover a toda una organización hacia un cambio y mejora enfocados. No hay una solución "correcta", pero con la investigación, la exploración y la planificación de recursos, una estrategia de gestión de cambios es posible independientemente del tamaño o la necesidad de la organización. Si el crecimiento explosivo en la industria de la gestión del cambio es una indicación, el negocio del cambio está aquí para quedarse.